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効率の良い修正やり取りを行うために実践すべきこと


こんにちは、営業部の宮崎です。
Webサイトの制作やパンフレット制作業務の取りまとめを担当しているのですが、ちょっとしたポイントをおさえるだけでもっと業務が効率的にできるのに、と思う機会が多々あります。そこで今回は、修正のやり取りで正確かつ効率的に行う方法についてまとめてみました。

修正の指示出しはまとめてやりとりを行う。

デザインはデザイナーが全体のバランスを考えて制作している、とても繊細なものです。修正内容によっては、一部分を変更することで全体のバランスを崩してしまうことが良くあります。先日、弊社デザイナーの佐藤が関連記事を書いていますので、ご興味のある方は是非ご一読ください。


誰もが実践できるデザインの完成度を上げる手法

佐藤の記事にもありますが、修正の指示出しを行う際にも制作物を「冷静に見直す」ことが重要です。その場の勢いで修正の指示出しを行うのではなく、一度まとめた修正を冷静に見直す癖をつけましょう。

修正のやり取りは無限に行うわけにはいけません。事前に取り決めた回数の修正でクオリティを高められるように、修正の指示出しも一回入魂で行うべきなのです。

電話での修正の指示出しは難しい!

僕は修正のやり取りを行う際に、電話でのやり取りを避けるようにしています。その理由を簡単にまとめてみました。

1.聞き違いによる誤字が発生してしまう。

電話でのやり取りですと聞き違いが発生してしまいます。人間は口の動きやジェスチャーからも多くの情報を仕入れているため、電話口の声だけで正確な情報を仕入れることは難しいのです。また、電話でのやり取りだと漢字の間違いも必然的に増えてしまいます。声だけで漢字を伝えるのはゲームにして楽しみましょう。(苦笑)

2.修正箇所を間違えてしまう。

電話での修正指示で「ここを差し替えて!」は通用しません。「○○ページの△△の説明文にある★番目の画像を▼▼の画像に差し替えてください。」というように、具体的に指示を出さなければ修正情報を正確に伝えることはできません。ここでも言えることですが、耳だけで情報を仕入れることはホントに難しいのです。

3.修正をするのに時間がかかってしまう。

先に述べたような間違いが発生することにより、電話での修正のやり取りは効率が悪くなってしまうことがあります。

百聞は一聞にしかず!修正の指示出しは原稿に赤字を入れてみる。

以上のことから、僕は修正のやり取りを行う時には電話で行うのではなく、赤字で修正箇所を記載した原稿を共有してやり取りを行うことをオススメしています。例として、弊社Webサイトの修正を想定して赤字を入れた原稿を紹介させていただきます。

赤字を入れた原稿を共有して修正箇所を確認することができれば、聞き違いや漢字の間違いを防ぐことができ、修正箇所も正確に伝えることができます。差し替え原稿をテキストデータでいただければ、原稿の打ち間違いも無くなりますので尚良しです!

今はスマホで簡単に写真も取れますので、わざわざスキャンをしなくても赤字を入れた原稿の写真を送ってくれるだけで良いのです。プレゼンでも言えることですが、情報を伝える際に言葉だけに頼るのはとてももったいないですよね。

まとめ

今回は修正のやりとりを効率的に行う方法をまとめてみました。これもまた「百聞は一見にしかず」ですので、是非実践してみてください。本人はもちろんですが、制作に関係する全て人たちの仕事が効率的に行えるようになってハッピーになれます!

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