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基本的なビジネスマナーについて

リノバス営業部の島方です。
今回はWebに関する記事とは外れますが、私も営業として直接クライアントと接する機会が増え、自分の行動が適切であったかどうか不安な部分もあり、ビジネスマナーについて調べ直すことにしました。
最近は、以前ブログでもご紹介した「Chatwork」や「Skype」などのコミュニケーションツールを使うことでお客様とスムーズに連絡を取り合うことができ、さらにはそれらのツールを活用することで、インターネット上で打ち合わせもできるため、直接対面して打ち合わせを行わなくても良いシチュエーションも増えてきました。
このような便利なツールを導入することで時間効率や交通費などの軽減になるので、お互いにメリットがありとても便利である一方、直接お客様とお会いしてお話をするという過程もとても重要だと考えています。
「メラビアンの法則」という言葉を聞いたことある方もいると思いますが、人は「聴覚情報」「視覚情報」を使ったコミュニケーションが9割以上を占めている。と言われており、私もお客様と直接お会いする場合は、言葉遣いだけでなく自分自身の立ち振る舞いにも気をつけるようにしています。
また、今の時期ですと、会社に新入社員が入社し、後輩が出来た方もいると思いますので、先輩として正しい行動が取れているか、気になる方もいるでしょう。 基本的なビジネスマナーも自然に身につけることが出来れば、打ち合わせにも集中できますし、お客様の好感にもつながり、とても仕事が楽しくなると思います。

基本的なビジネスマナー

基本的なビジネスマナーのについてまとめました。

報告・連絡・相談

これは社内も、もちろん大事なことですが、クライアントも同じことで、納期やトラブルなどの問題が発生した場合は早めの報告が必要になります。

声の大きさ

電話の時は特に相手の顔が見えないので、声はいつもよりトーンを高く、社内での返事も大きくはっきりとした声で対応する。

時間を守る

時間はクライアントとの信頼にも影響されることです。
早めの行動を心がけ、止むを得ず遅れてしまう場合はしっかりと理由を伝え何時頃になるか早めに伝えましょう。

 

話の広げ方やヒアリング能力も必要なスキルですが、基本はしっかりと抑えておきたいですね。

間違えやすい行動

次に、間違えやすい行動についてまとめました。

 ノック2回はNG

ノックは基本、入室確認3回になります。2回がトイレです。

お座敷や玄関がある場合、靴を脱いでから靴を揃えるのが基本

お尻を向けて、上がるのは失礼にあたります。

挨拶をしながらお辞儀はNG

動作と言葉を一緒になっていることがよくありますが、言葉を伝えてから動作が良いとされています。

出されたコーヒーを飲むタイミング

飲む場合

「用件がひと段落したら“いただきます”と言って飲む」「先方から“どうぞ”と言われたら飲む」「同行した上司・先輩が手を付けたら自分もいただく」などの点を気を付けましょう。

断る場合

断る時は言葉を慎重に「あいにくカフェインを控えていまして・・・」などと言うのがいいでしょう。これは、勧められた場合のみで自分から伝える必要はありません。

まとめ

ビジネスマナーについて調べれば、ネットや書籍などたくさんの情報であふれています。
全部を網羅しますと一度の記事では収まらないので、今回は基本的な立ち振る舞いと、間違えやすい点についてまとめてみました。ビジネスマナーについて今回調べた事により、初心に返り自分を見つめ直すとても良い機会になりました。
結局、ビジネスでは対人が基本となりますので、相手の気持ちを考えたり、相手に自分の気持ちを伝えたり、お互いの関係を築いていくことが最も大事だと思いました。
ビジネスマナーはお互い気持ちよく仕事をしていくために基本的な配慮として気を付けたいですね。

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