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仕事のやり方、それで満足ですか?


「ムリ・ムダ・ムラ」・・・業務改善を行う上で排除すべき「3M」と言われています。
「ムリ」は実践できないスケジュールや無理な計画、「ムダ」は余計な動作や過剰な生産、「ムラ」は仕事の進め方やクオリティが安定していない状態を言います。

管理部須田です。今回は「業務改善」について、思うところを述べさせていただこうと思います。

私が以前勤めていた会社では、6ヶ月毎に1つ以上の「業務改善」を行わなければなりませんでした。長く同じ業務に従事するほど、改善するべきことが見つからないのですが、それでも絞りださないと、賞与や昇給査定に影響するのですから大変です。
どうしても改善するものが見つからない場合は、Excel資料の計算式をあちらこちらに入れ込んで、「この資料にこれだけの入力でこの結果が出るようになりました」と、どうにか切り抜けたものです。

そう、経験上「長く同じ業務に従事」していると、「3M」に鈍感になります。
なぜなら、仕事に慣れてくる→残業することなく、要求される期限内にこなせる→すると「問題ない」または「これ以上改善の余地は無い」と自分の中で結論付けられます。
ここで2つのケースについて考えてみます。

ケース1

前任者から「資料Aを週に1回、データを更新して印刷し、関係部署の社員全員に配布する」という業務を引き継いだとします。特に今まで何の問題もなく、そうそう手間もかからないので言われた通りに業務を行い続けます。

しかし、この業務「もっとラクできないか?」「もっと経費削減できないか?」考えてみましょう。ここで疑問を持つべき点は・・・

  1. 全員が本当に必要なのか?・・・「私は不要」という人がいるかもしれません。
  2. 印刷ではなく、回覧、もしくはPDFにしてメールやイントラネットにあげればいいのではないか?・・・印刷と配布の手間がなくなり、紙代のコストカットもできます。
  3. 果たしてこの資料は本当に必要な資料なのか?・・・そもそも不要なものであれば、この業務はやらなくて良いのです。

本当に必要なモノを必要なだけ用意できれば、ここで「ムダ」が排除されます。

ケース2

毎月月末までに仕上げなければならい仕事があり、月末近くになると、間に合わせるために残業をしなければならない業務があるとします。
しかし、月の中旬は比較的手がすいていて、やることがない日もある・・・要するに仕事の平準化がされてなく、「ムラ」が発生している状態です。
例えばその原因が、「他部署からの書類やデータ提出が遅い」ということならば、期日を決めて提出してもらうよう、場合によっては上司を巻き込んで協力を依頼する。例えば自分の進捗方法に問題があるのであれば、想定できる作業はすべて中旬に済ませ、月末に備える。そもそもこの作業の期限が「月末」である必要があるのか?月末でなくても良いなら期限を別の日にする。これである程度の平準化ができ、「ムラ」が解消されます。

ケース3

受けた業務をきっちりこなしたい、誰でもそう思います。ただ、自分のキャパシティを超えて業務が次々に舞い込む場合があります。これをすべて一人で完結させようとするのが3Mの「ムリ」です。結果、残業が増える、体調を崩す、他の仕事が疎かになる、そして納期に間に合わない・・・。本人はムリをして頑張ったのに、誰も褒めてはくれません。「一人で頑張りたい」気持ちは理解できますが、ムリを貫き通せば会社は不利益を被ります。
よく「あの時点では出来る予定でした」という言い訳を聞きます。つまり、「自分のキャパシティを無視した、見通しの甘い計画」の成れの果てです。
業務を引き受ける際、

  • キャパシティの8割程度にし、突発的な事が発生しても対応できるように計画を立てる。
  • キャパシティを超えそうな業務をやむを得ず引き受ける場合は、上司や同僚と相談し、どの程度のサポートを受けられるか、締め切りをどこまで延ばせるか、予め確認する。また、進捗状況を常に共有する。
  • 「できそうにない」を早期に察知し、上司や同僚に「Help!」を求める。

助けを求める事は決して恥ずかしいことではありません。

「私の仕事は事務職のように、毎月同じ仕事を繰り返すものではないので業務改善はできない」とか「仕事の進捗はお客様次第なので、自分では何もできない」といった声も聞こえますが、どのような仕事でも改善すべきことはあるはずです。もう一度自分の仕事を棚卸し、「3M」対策をしてみてはいかがでしょうか?まずは自分の仕事に「疑問」を持つことです。

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