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メールが使えない!そんな時は慌てずにメールが使えない状況を整理しましょう。

こんにちは、営業部の宮崎です。弊社はお客様のサーバ管理をさせていただくことが多く、メールについての問い合わせをいただくことが多いです。特に多いのが、「メールが使えなくなってしまった!」という問い合わせです。

メールが使えなくなってしまいますと業務に支障が生じてしまうので焦ってしまいますが、使用できなくなった原因が明らかにならないと対処の施しようがありません。

ですので、メールが使えなくなっても慌てずに、まずはメールが使えなくなった状況を整理してみましょう。今回はメール不具合時の対応で大切な、メール不具合の状況整理についてまとめてみました。

メール不具合の状況を確認してみよう。

メール不具合状況を把握するために、まずは下記の項目について確認をしてみましょう。

1.いつメールが利用できなくなったのか?
2.どのネットワークに接続しているのか?
3.送信元のメールアドレスは?
4.送信先のメールアドレスは?
5.メーラーは何を使用しているのか?
6.エラーメッセージは表示されているか?

例えば、あるメール不具合の状況をまとめてみるとこんな感じになります。

1.2018年10月16日10時頃
2.株式会社リノバスの社内ネットワーク
3.送信元アドレス:miyazaki@リノバス.com
4.送信先アドレス:miyazaki@群馬.com
5.Outlook2016
6.エラーメッセージはない

上記の状況を確認してから、考えられる不具合の要因を一つづつ調べて探り出します。
状況が明確になって、初めてメール不具合の原因調査を行うことができるのです。

原因さえ分かれば解決できるのですが、原因を調べるのには意外と労力がかかるのです。

メール不具合の原因は何?

「メールが使えない!」という状況でもその要因は様々です。現場で対峙することが多いメール不具合の原因をまとめてみました。

  • サーバがダウンしている。
  • メールサーバの容量が一杯になっている。
  • ネットワークに障害が生じている。
  • パソコンを買い替えてメーラー設定を間違えている。
  • メーラー設定のID・パスワードを間違えている。
  • 使用しているメーラーにトラブルが生じている。
  • サイト改ざんをされてしまい、大量のメール送信をしてしまい自社WebサイトのIPアドレスがブラックリストに登録されてしまっている。
  • 業務管理システムを使用しており、ネットワークがシステム専用になってしまってメールサーバーに接続できない。

メール不具合発生時にはメール管理担当者が不具合の要因を調査しますので、調査がしやすいように状況を的確に伝えてくれると短時間で不具合を解消することができます。

次に「メールが使えない!」という状況に遭遇しましたら、まずは慌てずにメールが使えない状況をまとめてからメール管理担当者に相談をしてみましょう。
次回の記事では明らかになった不具合要因に対しての対処策を紹介させていただきます!

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