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メールが使えなくても慌てずに。まずはメーラーとネットワークが正常に動いているか確認してみましょう。

こんにちは、営業部の宮崎です。
前回の記事ではメール不具合の状況確認について紹介させていただきました。

今回はメール不具合の状況確認をした後の対処方法を紹介させていただきます。
メール不具合の原因は大きく分けると3つにまとめることができます。
不具合原因として考えられるものを一つづつ検証して、不具合原因を特定していきます。

1.メーラーが原因の不具合

PCにインストールしているメーラーが不具合を起こしてしまい、メール送受信ができなくなることがあります。古いOutlookやWindows Liveメールを使っている場合によく起きる症状です。

古いOutlookやWindows Liveメールはサポートも終了しているので、できれば使用することを避けて欲しいです。

使用しているメーラーと異なるメーラーで設定をしてみて、送受信ができればメーラーが原因の不具合である可能性が高いです。

僕はメーラーの動作チェックを行う際には、Thunderbirdをインストールして対応をしています。

Thunderbird
https://www.thunderbird.net/ja/

また、メーラーが原因というわけではありませんが、メールアドレスやメーラー設定のパスワードを間違えていてメールが送信できないということがよくあります。

打ち間違いの場合は見直しをすれば分かることですので、人に相談をする前に打ち間違いが無いかを確認するようにしましょう。

2.ネットワークが原因の不具合

ネットワークがつながらなければメールを送受信することはできません。自社Webサイトへアクセスして何も表示されなければネットワークかサーバに不具合が起きていることが考えられます。

ネットワークかサーバのどちらに不具合があるかを確認するには、携帯端末でテザリングをしてみましょう。テザリングをして自社Webサイトが表示されれば、サーバが正常に動いていることが証明できます。その場合はネットワークに不具合が生じている可能性がありますので、ネットワーク管理担当者に相談をしてみましょう。

3.サーバが原因の不具合

メーラーとネットワークが正常でもメールが送受信できない場合は、サーバの不具合が原因の可能性があります。

サーバが原因のトラブルは、単純にサーバがダウンしている場合もありますし、メールサーバの容量が一杯になってしまいメールを受けつけなくなってしまっている場合もあります。

使用しているサーバにもよりますが、メーラーのパスワード設定を短期間に複数回入力間違いをすると、サーバへの攻撃とみなされて安全装置が可動してサーバへのアクセスができなくなることもあります。

サーバの不具合の可能性がある場合は、サーバを管理している担当者へ相談をしてみましょう。サーバ管理を外部へ委託している場合は管理会社へ問い合わせをしてみます。

まずはメール不具合要因を特定しよう

今回はメール不具合時の対処方法を紹介させていただきました。
メールの不具合を解決するためには、前回記事でも紹介したようにメール不具合の要因を特定しなければいけません。

僕はお客様からメール不具合の問い合わせを受けた際に、不具合要因を特定しやすいようにチェックシートを作成して対応しています。
今回は僕が使用しているチェックシートも紹介させていただきます。

メール不具合チェックシート

こちらのチェックシートに必要事項を入力してもらえば、メール不具合の要因も特定しやすくなりますので、ぜひ利用してみてください。

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