テレビ会議で打ち合わせをしよう(前編)

当社では、社内外での打ち合わせを「テレビ会議(Web会議)」で行うことがあります。社員間や関連会社間だけではなく、お客様とのお打ち合わせにも積極的に導入を進めております。

一昔前と比べ、インターネット環境の整備が進み、Skype(スカイプ)など無料で使えるビデオチャットツールが充実し、ハードウェアもパソコンにWebカメラを接続して、という方法だけではなく、スマートフォンやタブレットも使えるようになり、容易にテレビ会議を利用できるようになりました。

通常の会議とテレビ会議の違い

テレビ会議には多くのメリットがあります。まずは、通常の会議とテレビ会議を比べてみましょう。
通常の会議は、参加者全員が一箇所に集まって開催しますので、日程や時間の調整、場所の確保や飲み物の手配、資料の印刷やプロジェクターの準備などが必要です。

テレビ会議は、インターネットに接続できる環境と、テレビ会議に接続可能なパソコンやスマートフォンさえあれば、世界中のどこにいても会議に参加することができます。唯一、時間の調整だけをすれば良いのです。資料のデータ共有、画面共有を行えば、通常の会議と同様の進行が可能です。

通常の会議のメリットとデメリット

もちろん、通常の会議にも良いところがあります。

直接対面して話をするので、頻繁に会話が往復し、細かいニュアンスが伝わりやすく、誤解や錯誤が生じにくくなります。また相手の表情や態度を確認できるので、同意を得られているのか、理解しているのかを察知することもできます。商談や交渉事、対面したことのない人が多い場合には、通常の会議のほうが良い、ということもあろうかと思います。

デメリットとしては、参加者全員が一箇所に集まるために時間とコストがかかる、ということです。会議や打ち合わせが実質1時間であったとしても、事前事後の移動、時間調整、直行直帰の検討などを考慮すると、半日から丸一日を要してしまうこともあります。また参加者が多ければ多いほど、全員のスケジュール調整や、開催場所の確保が困難になることもあります。

テレビ会議のメリットとデメリット

参加者が一箇所に集まる必要がありませんので、移動のための時間とコストが削減できます。

例えば東京・大阪間で10人が移動する会議を開催した場合、交通費だけでも約30万円、移動時間を人件費に換算すると、合計で50万円〜70万円ものコストがかかりますが、テレビ会議であれば、それらがかかりません。時間の調整だけをすれば、遠方にいる相手とも気軽に会議を開催することができます。

お客様とのお打ち合わせに導入することによって、お打ち合わせの工数を減らすことが出来、結果としてお客様のコスト削減に繋がります。

デメリットとしては、直接対面する場合と比べて、その場の雰囲気が読み取りにくいことや、回線状況によっては音声や映像に乱れが生じて、会議の進行が滞る可能性がある、という点が挙げられます。

 

次回(後編)は、手軽にテレビ会議を体験できるビデオチャットツール「Skype(スカイプ)」の導入方法と、主な機能について紹介したいと思います。