テレビ会議で打ち合わせをしよう(後編)

前回は、通常の会議とテレビ会議の比較、メリットとデメリットについてご紹介しました。

それでも実際使ってみないことにはわからないと思いますので、今回はビデオチャットツール「Skype(スカイプ)」の導入方法と、主な機能について紹介したいと思います。

ハードウェアを用意しよう

Skypeでテレビ会議をするために必要なハードウェアを用意しましょう。パソコンが一般的です。Windows、Macのどちらでも対応しています。
パソコン以外にも、iPhoneやAndroidなどのスマートフォン、iPadなどのタブレットなどがあればOKです。また、インターネットに接続できる環境が必要です。

カメラやマイクは内臓されていることが多いのですが、無い場合は別途用意が必要です。また会議の出席人数が多い場合には、全体の様子を映せるWebカメラや、出席者全員の音声を拾える集音マイク、高音量でも音割れしにくいスピーカーなどがあると、より快適なテレビ会議が実現します。

また、ひとりで会議に参加する場合は、ヘッドセットがあると便利です。オフィスのデスクなど、周囲が騒がしい場所でも、ヘッドフォン(イヤフォン)とマイクがあれば、快適に通話することが可能です。本格的なヘッドセットから、簡易的なイヤフォンタイプまで、いろいろな対応機器が発売されています。

ソフトウェア(アプリ)をインストールしよう

Skypeのソフトウェアは無料で利用することができます。SkypeのWebサイトにアクセスすると、お使いのハードウェアに適したソフトウェアがダウンロードできます。

https://www.skype.com/ja/

ダウンロード、インストールしたあとは、アカウントの設定に移ります。画面に従って、必要事項を入力してアカウントを作成してください。数分でセットアップが完了します。

連絡先を追加しよう

アカウントの設定時に「Skype名」を設定しました。このSkype名があれば、相手と通話することができます。
通話したい相手のSkype名を聞いて、連絡先に追加します。アドレス帳やソーシャルメディアアカウントを同期させることによって、Skypeを利用している友達を連絡先に追加することも可能です。

通話をしてみよう

実際に通話をしてみましょう。ハードウェアによって使い方は異なりますが、基本的には接続したい相手を表示させ、音声通話であれば「受話器のマーク」、ビデオ通話(テレビ会議)であれば「ムービー、ビデオカメラのマーク」を選択します。
Skypeユーザー同士であれば、音声通話はもちろん、ビデオ通話も無料で利用することができます。

グループビデオ通話をしてみよう

Skypeには複数ユーザーでビデオ通話をする機能があり、これを利用して複数拠点でのテレビ会議を行います。
接続方法は、誰か一人とビデオ通話をつなげてから、その通話に他のユーザーを招待する方法のほか、連絡先から「新しいグループを作成」してから、全員を呼び出す方法などがあります。

画面共有機能を使ってみよう

一人の相手、またはグループ通話に参加しているユーザーに対して、パソコンなどの画面を共有することができます。通常の会議で、プロジェクターを利用して資料の説明をするのと同じようなことができます。
通話中に、通話バーの+アイコンを選択し、「画面を共有」を選択します。共有する画面を選択し、さらに「画面を共有」ドロップダウンより、共有する画面(画面全体または特定のウィンドウ)を選択し、「開始」を押せば、接続している全員に画面を共有することが可能です。
まずは「一対一での音声通話、ビデオ通話」を試していただき、次に「グループでの音声通話、ビデオ通話」を。その上で「画面共有」ができるようになると、テレビ会議をスムーズに行うことができると思います。

 

当社のお客様には順次、導入をご案内しております。導入済みのお客様からは、打ち合わせコストの削減につながったと大変好評いただいております。ご興味のある企業様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

以上、Skypeの導入方法と、主な機能について紹介させていただきました。